Регистрация наличных платежей

Нужно ли владельцу интернет-магазина иметь кассовый аппарат и кассовую книгу? Если вы планируете принимать оплату заказов наличными на территории Российской Федерации, то следует использовать оба средства регистрации платежей, как описано в этой статье.

Контрольно-кассовая машина (ККМ)

Если вы продаете товары или услуги за наличные деньги, то для регистрации продаж обязательно нужна контрольно-кассовая машина (кассовый аппарат).

При приобретении ККМ между вами и центром технического обслуживания (ЦТО) сразу заключается договор о техническом обслуживании касс.

Также необходимо приобрести 2 журнала: журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) и журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма КМ-8). Журналы обычно продаются там же, где и ККМ.

Журнал КМ-4 заполняется специалистом ЦТО о выполненных работах по опломбированию, замене ЭКЛЗ и т.п. Журнал КМ-4 заполняется в те дни, когда пробиваются чеки с помощью ККМ. Инструкция по заполнению содержится в самом журнале.

После приобретения кассового аппарата его нужно поставить на учет в налоговой инспекции, в который вы зарегистрированы. Перечень документов, необходимых для регистрации ККМ, вы можете получить в налоговой инспекции. Чтобы поставить свою ККМ на учет, понадобится посетить налоговую инспекцию минимум дважды:

1. Сначала потребуется ваше личное присутствие вместе с представителем ЦТО — договоритесь заранее о встрече в назначенное время. В ходе первого визита активируется ККМ и вносятся регистрационные записи.
2. Второй раз предприниматель приходит один, чтобы (обычно без очереди) получить карточку регистрации кассового аппарата.

После этого разрешается работать с ККМ и пробивать чеки.

Кассовая книга

Несмотря на неоднозначность законодательства, мы рекомендуем вести кассовую книгу не только юридическим лицам, но и индивидуальным предпринимателям. Ее отсутствие может привести к штрафным санкциям в случае проведения проверки налоговой инспекцией. Наличие книги наложение каких-либо штрафов не предполагает.

Кассовая книга содержит в себе титульный лист, вкладные листы, приходные и расходные кассовые ордеры и другие подобные документы. Бланки документов можно скачать в любой справочной-правовой системе или в интернете. Следует иметь в виду, что формы этих бланков периодически меняются. Поэтому рекомендуем проверять формы документов не реже, чем раз в полгода.

Записи в кассовую книгу вносятся сразу после получения наличных средств от покупателей или выдаче денег на текущие расходы — поступление и расход наличности в таких случаях должны обязательно подкрепляться соответствующим ордером или другим заменяющим его документом. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Если вы зарегистрировались в качестве индивидуального предпринимателя, то заполнять книгу нужно самостоятельно.

Подробные указания по ведению кассовой книги вы найдете в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40) с изменениями от 26 февраля 1996 г.

Резюме

Покупка и регистрация ККМ и ведение кассовой книги являются достаточными требованиями для осуществления правильной отчетности по сделкам, оплачиваемым наличными деньгами на территории Российской Федерации. Никакие другие средства отчетности для такого вида торговли не требуются.